Vad ska en faktura innehålla?

Fakturanummer

Varje faktura ska ha ett unikt löpnummer. Löpnumret ska skrivas i en obruten nummerserie under hela företagets räkenskapsår. Till exempel 2023-1, 2023-2, 2023-3 och så vidare.

Det är inte giltigt att bara ha datum som fakturanummer. Om datum används som fakturanummer måste ett löpnummer läggas till eftersom det är vanligt att flera fakturor skrivs ut under samma dag.

Tänk på att en kreditfaktura eller en påminnelsefaktura också ska ha ett unikt fakturanummer.

Fakturadatum

Datum när fakturan skickas

Normalt skapar du en faktura och daterar den i anslutning till att du har levererat en vara eller slutfört en tjänst. Fakturera gärna så fort som möjligt efter att varorna är levererade eller tjänsten utförd, på så sätt får du betalningen snabbast möjligt.

Kundadress

Kundadress är kundens adress som du skickar fakturan till. Ange kundens namn och adress, tänk på att förkortningar inte godkänns utan hela namnet på kunden ska skrivas ut.

Leveransdatum

Det datum du sålde din vara eller tjänst

Du måste lämna uppgifter på din faktura när leverans av varor/tjänster utförts eller slutförts. Om du inte kan ange specifikt datum kan du ange leveransmånad istället. Om du skickar en faktura för flera leveranser ska varje enskilt leveransdatum anges.

Leveransdatum för din vara/tjänst behöver inte alltid vara samma som faktureringsdatumet. Till exempel: du levererar en vara/tjänst till kunden den 28 augusti. Den 30 augusti skriver du fakturan till kunden och skickar iväg den, detta blir ditt faktureringsdatum.

Betalningsvillkor/förfallodatum

Anger när din kund ska betala och vilka villkor som gäller

Med förfallodatum menas den sista dag som din kund kan betala och det måste alltid stå på fakturan. Med betalningsvillkor menas hur många dagar som kunden har på sig att betala fakturan.

Betalningsvillkor 30 dagar betyder att fakturan ska betalas senast 30 dagar efter fakturadatumet. Andra vanliga betalningsvillkor är 10, 15 och 20 dagar.

Det är bra att i förväg komma överens med sina kunder om vilka betalningsvillkor som ska gälla. Viktigt att tänka på är att de är betalningsvillkoren som styr när du får betalt för dina fakturor.

Dröjsmålsränta

En extra avgift du kan ta ut när kunden inte betalar i tid

Om det är avtalat vilken dag fakturan ska vara betald har du rätt att ta ut dröjsmålsränta efter den dagen. Om du inte från början har avtalat om betalningsdag har du ändå rätt att ta ut en dröjsmålsränta, men först från den 30e dagen efter det att du har skickat fakturan och meddelat att du kommer att ta ut dröjsmålsränta. Om kunden inte är en näringsidkare eller en myndighet måste du också i fakturan meddela att du kommer ta ut en dröjsmålsränta.

Du beräknar dröjsmålsräntan på hela fakturans belopp inklusive moms. Däremot läggs ingen moms på räntebeloppet. Dröjsmålsräntan är normalt Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter. För att du som säljare ska kunna ta ut en högre dröjsmålsränta måste det vara särskilt avtalat.

Specifikation

Skriv vilka varor/tjänster fakturan avser

Du måste noggrant skriva vilka varor eller tjänster som levererats. Tänk på att även antal och enhet (styck, timmar) måste anges.

Pris

Priset utan moms

Skriv ut priset på din vara/tjänst exklusive (utan) moms.

Momssats

Den eller de momssatser som gäller och det momsbelopp som ska betalas

På ditt pris ska du lägga på moms. Det finns tre olika momssatser i Sverige:

• 25% moms är det på de flesta varor och tjänster.
• 12% moms är det på bland annat livsmedel och restaurangbesök.
• 6% moms är det bland annat på taxiresor, böcker och konsertbesök.

Momsen skriver du ut i kronor och ören. Momsen ska anges per momssats och även momsfri försäljning ska specificeras på fakturan.

Totalbelopp

Ditt pris + moms (25%, 12% eller 6%) = totalbelopp

När du lägger ihop ditt pris med momsbeloppet får du det totala beloppet som köparen ska betala.

Momslagens regler om fakturering | Skatteverket

Kontaktuppgifter

Ditt företagsnamn och adress, telefon, e-post samt eventuell webbadress

På fakturan ska du ange ditt företagsnamn och adress, namnet ska skrivas ut i sin helhet. Har du ett aktiebolag måste du ange ditt företags fullständiga namn och adress, organisationsnummer samt orten där bolaget har sitt säte. En rekommendation är att även skriva ut företagets telefonnummer, e-postadress samt eventuell webbadress.

VAT-nummer

VAT-nummer är ditt registreringsnummer för moms

Om du är registrerad för moms har ditt företag ett unikt VAT-nummer (Value Added Tax). SE är landskoden och står för Sverige. Ett svenskt momsregistreringsnummer för enskild firma är alltid SE samt personnumret och 01 på slutet. För aktiebolag är det SE samt organisationsnumret och 01 på slutet. OBS! Inget bindestreck eller mellanslag får ingå i numret. Du hittar ditt VAT-nummer på registreringsutdraget från Skatteverket.

Bankgiro-nummer

Ditt bankgiro-eller plusgironummer som betalningen ska göras till

Det är viktigt att ange sitt bankgiro- eller plusgironummer så att kunden vet vart pengarna ska skickas.

Godkänd för F-skatt

Om du säljer tjänster uppge att du är godkänd för F-skatt

Om du säljer tjänster är det obligatoriskt att ange på fakturan att du har F-skattsedel. Ett godkännande för F-skatt innebär att det är företagaren själv som ansvarar för att betala skatter och socialavgifter (egenavgifter) på ersättning för utfört arbete.