Verifikationer
Verifikationer är underlag som dokumenterar affärshändelser eller justeringar av bokföringen, till exempel en rättelse av en tidigare bokföringspost.
En verifikation kan vara en faktura, ett kvitto, ett skuldebrev eller annat underlag som innehåller information om affärshändelsen.
Det ska finnas en verifikation för varje affärshändelse. I vissa fall är det tillåtet att använda en gemensam verifikation för flera affärshändelser, till exempel vid försäljning i fysisk butik. Den gemensamma verifikationen ska då bestå av uppgifter från kassaregistret.
Uppgifter i verifikationen
Verifikationen ska innehålla uppgifter om:
- när verifikationen har upprättats
- när affärshändelsen har ägt rum
- vad affärshändelsen avser
- vilket belopp det gäller
- vilka köpare och säljare som är inblandade
- vilka dokument som har legat till grund för affärshändelsen och var originalhandlingarna förvaras (om den inte finns bland verifikationerna)
- verifikationsnummer eller något annat identifikationstecken samt andra uppgifter som är nödvändiga för att man ska kunna sammankoppla verifikationen med den bokförda händelsen.
För momsredovisningen krävs att ytterligare uppgifter finns på verifikationer i form av fakturor och kvitton, till exempel ska beloppet med moms vara specificerat och momsregistreringsnummer finnas.
Om det saknas underlag till en affärshändelse måste du själv skapa en verifikation med alla uppgifter som ska ingå. Det kan till exempel vara vid rättelse av en tidigare felaktig bokföring eller ett uttag till dig själv i enskild näringsverksamhet, så kallat "eget uttag".
Verifikationsnummer
Verifikationerna får ett verifikationsnummer (löpnummer) när du bokför affärshändelsen.
Verifikationsnumret ska tydligt framgå på verifikationen och verifikationerna ska ordnas i löpnummerordning så att det är enkelt att följa bokföringen.
Spara verifikationerna
Enligt bokföringslagen ska verifikationer och annan räkenskapsinformation sparas i sju år.
Vissa dokument bör dock sparas längre, till exempel kvitton, fakturor och andra underlag som kan styrka anskaffningsutgiften för exempelvis fastigheter och förbättringsutgifter.
Kontantbranscher
Om du bedriver verksamhet inom en kontantbransch som till exempel:
- butikshandel
- restaurang
- frisör
- taxi
- torg- eller marknadshandel
får du använda en så kallad gemensam verifikation för inbetalningarna under en dag. Den gemensamma verifikationen ska bestå av både Z-dagrapporten och kassakontrollremsan eller journalminnet som är två olika rapporter i kassaregistret.