Löpande bokföring

Tidpunkten för bokföring

Enligt huvudregeln ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast påföljande arbetsdag och övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.

Det finns dock flera möjligheter att senarelägga bokföringen.

Bokföringen av kontanta in- och utbetalningar som registreras i ett certifierat kassaregister får senareläggas till senast 50 dagar efter utgången av månaden.

Bokföring av övriga affärshändelser för en månad får också senareläggas till senast 50 dagar efter utgången av månaden.

Företag med låg nettoomsättning får senarelägga bokföringen av övriga affärshändelser ytterligare. Alla regler om tidpunkten för bokföringen finns i Bokföringsnämndens vägledning Bokföring, kapitel 3.

För att bokföringen ska få senareläggas ska verifikationerna ordnas i takt med att de tas emot eller sammanställs. De ska vara samlade och ordnade på ett sätt som gör det möjligt att bokföra affärshändelserna utan alltför mycket ytterligare arbete.

Faktureringsmetoden – bokför fakturor löpande

Faktureringsmetoden är huvudmetoden för den löpande bokföringen. Utgående och inkommande fakturor bokförs när de ställs ut eller kommer in – det vill säga på fakturadagen eller ankomstdagen. I det här skedet bokförs fakturan som en kundfordran eller en leverantörsskuld. Samtidigt redovisar du också momsen.

När du får betalt för din kundfordran eller du betalar din leverantörsskuld bokförs även denna affärshändelse. När företaget bokför enligt faktureringsmetoden ger redovisningen en bättre bild av företagets ställning och resultat löpande under året än om företaget bokför enligt kontantmetoden.

Kontantmetoden – bokför fakturor vid betalning

I företag som har en nettoomsättning på högst 3 miljoner kronor får bokföringen av fakturorna skjutas upp tills fakturorna har betalats. Därmed blir det bara ett bokföringstillfälle per faktura. Detta kallas kontantmetoden.

Om du använder kontantmetoden bokförs inte fakturorna när du skickar dem till kunden eller när du själv tar emot fakturor, de bokförs först när de betalas. Det är bara vid räkenskapsårets slut (bokslutsdagen) som ännu obetalda fakturor tas in i bokföringen.

För att du hela tiden ska ha en god överblick över obetalda fakturor bör betalda och obetalda fakturor förvaras var för sig, sorterade i datum-, nummer- eller bokstavsordning.

Jämfört med faktureringsmetoden blir det alltså ett moment mindre att bokföra löpande, då fakturorna inte bokförs som kundfordringar eller leverantörsskulder. Samtidigt ger metoden en sämre överblick av företagets ekonomiska ställning löpande under året. Det är först i bokslutet som siffrorna blir riktigt rättvisande.