Så förbereder du företaget inför semestern
Semestern är viktig för återhämtning, men för företagare innebär den också ett ansvar att säkra verksamheten innan du loggar ut. Med rätt förberedelser minskar du risken för störningar, ekonomiska problem och säkerhetsincidenter när du är ledig.
Missa inte viktig post – skaffa digital brevlåda
Genom att skaffa en digital brevlåda till ditt företag får du en säker och samlad plats för din post. Om du driver enskild näringsverksamhet skaffar du digital brevlåda som privatperson, dit du även får din företagspost.
Med en digital brevlåda får du snabbt meddelanden som rör ditt företag, oavsett var du befinner dig under ledigheten. Du får bättre kontroll över vem som har tillgång till företagets post och minskar risken för att obehöriga kommer åt din post eller att fysisk post kommer bort.
Utse ett ombud på ett säkert sätt
Om något oväntat händer är det bra att ha ett ombud som kan gå in i ditt ställe. Ett ombud kan till exempel hantera betalningar och ärenden hos myndigheter men också företräda företaget i olika situationer som kan uppkomma. Kom ihåg att aldrig ge ut mer behörighet än nödvändigt.
Du kan ge en skriftlig fullmakt eller registrera ett ombud direkt i vissa tjänster, till exempel hos Skatteverket.
Det är viktigt att:
- ge tydliga och begränsade fullmakter
- dokumentera vad ombudet får och inte får göra
- var tydlig med vilken tid som fullmakten gäller.
Se upp för bedrägerier
Semesterperioder innebär ofta ökad risk för bedrägeriförsök. Kriminella utnyttjar att företagare är mindre tillgängliga och att tempot är lägre.
- Var uppmärksam på skadlig kod och dataintrång som exempelvis sker via nätfiske och bluffmejl.
- Se upp för bluffakturor och ha tydliga rutiner för betalningar och fakturor.
Skadlig kod och dataintrång
Bluffaktura
Se över behörigheter och lösenord
En vanlig säkerhetsrisk under semestertider är om för många har tillgång till företagets system – eller att du inte har koll på vilka som har behörigheter.
- Gå igenom vem som har tillgång till exempelvis ekonomisystem, kunddata och e‑tjänster.
- Ta bort eller pausa onödiga behörigheter.
- Aktivera tvåfaktorsautentisering där det är möjligt.
- Se till att alla använder starka lösenord.
Skydda din företagsinformation
Minska risken för företagskapning
Kriminella kapar företag i brottsliga syften och för att ta ut pengar från företaget eller att köpa varor via företaget. Det sker genom att de skaffar sig rätt att företräda företaget, till exempel genom att anmäla en ny styrelseledamot, firmatecknare eller ombud.
Bolagsverket meddelar dig så fort de har tagit emot ett ärende om att ändra uppgifter för ditt företag. Med Bolagsverkets app och en digital brevlåda kan du snabbt se meddelandet och tidigt upptäcka ett eventuellt kapningsförsök och förhindra att felaktiga uppgifter registreras.
Du kan också aktivera en spärr hos Skatteverket för att förhindra att någon obehörig utser ett ombud för dig eller ditt företag. När spärren är aktiverad är det bara du som kan utse ett ombud med e-legitimation via Skatteverkets e-tjänst.
Skydda ditt företag mot kapning
Planera ekonomin
Om du är borta en längre period behöver du se över och planera företagets ekonomi. Det är viktigt att ställa in företagets fakturor på autogiro och schemalägga inbetalningar av moms, skatt och avgifter. Se också till att det finns tillräckligt med pengar på kontot.
Glöm inte att skicka fakturor till dina kunder så att det inte blir bortglömt under ledigheten.
Viktigt med återhämtning
För många företagare är det svårt att vara helt ledig och koppla bort jobbet. Samtidigt är återhämtning avgörande för att må bra och orka driva företag på lång sikt. Utnyttja tiden till vila om du har möjlighet att vara ledig. Det kan ge nya perspektiv på verksamheten och minska risken för stress och utmattning.
Genom att förbereda verksamheten ordentligt med tydliga rutiner skapar du en trygghet som gör det lättare att släppa taget tillfälligt. När du ger dig själv tid att vila skapar du bättre förutsättningar för både dig och verksamheten att utvecklas.