Skicka fakturor
När du säljer varor eller tjänster till andra företag är det vanligast att du skickar kunden en faktura. Inom vissa branscher förekommer även postförskott och kontant betalning. En faktura måste innehålla viss information.
E-faktura
Du har väl inte missat fördelarna med e-faktura? Det innebär bland annat att
- du sparar tid och slipper skriva ut, frankera och posta fakturorna
- du får bättre kontroll över dina fakturor
- dina kunder får dina fakturor snabbare.
Det ska en faktura innehålla
Det finns en mängd uppgifter som behöver finnas i en faktura. Till exempel det datum när fakturan är utställd, specifikation (vad fakturan omfattar), pris och momsbelopp, säljarens och köparens adress med mera. Läs mer om olika delar på fakturan på sidan "Vad ska en faktura innehålla?".
I aktiebolag är följande uppgifter obligatoriska:
- I vilken kommun bolaget har sitt säte.
- Bolagets organisationsnummer.
- Bolagets namn.
Fakturahjälpen
Med vårt räkneverktyg Fakturahjälpen kan du göra en bedömning av hur mycket du kan fakturera och hur mycket moms du ska lägga på.
Fakturera så fort som möjligt
I samband med leveransen bör du skapa och datera fakturan, i de flesta program kan du välja ett annat fakturadatum än det aktuella datumet. Det kan vara bra att tänka på om du vet att fakturan ska skickas vid ett senare tillfälle. Fakturan bör dock skickas så snart som möjligt, det är ju bättre om du har pengarna på ditt företagskonto så att du exempelvis kan betala dina fakturor.
Vid kontantförsäljning används oftast ett kvitto istället för en faktura. Det är dock inget som hindrar att säljaren vid kontantförsäljning också ställer ut en faktura. Likviden (betalningen) kvitteras då direkt på fakturan eller på ett särskilt kvitto som hänvisar till fakturan.
Fakturorna är verifikationer som ligger till grund för din redovisning. De ska därför numreras i kronologisk ordning.
Faktureringsavgift
Faktureringsavgift är ett sätt att ta betalt för de administrativa kostnaderna. Du kan bara ta ut en faktureringsavgift av kunden om det har avtalats. Du bör själv kontrollera om du ska betala faktureringsavgift när du får en faktura. Om du och leverantören inte har avtalat om en faktureringsavgift ska du inte heller betala någon.
Krediter
Många företag använder sig av krediter. Det innebär att du skickar en faktura där betalningsvillkoret kan vara exempelvis 30 dagar, du ger då alltså 30 dagars kredit. Antalet kreditdagar räknas från fakturadatum tills dess att förfallodagen infaller. När du ger kredit innebär det att ditt företag måste ligga ute med kapital under tiden tills kunden betalar.
Att ge långa kredittider kan vara ett konkurrensmedel. Som nystartad kanske du inte har så mycket kapital och ju längre krediter du ger, desto mer måste du eventuellt utnyttja din kontokredit. Detta kan bli ett dyrt sätt att vinna kunder på eftersom du ofta betalar ränta när du utnyttjar kontokrediten. Så se först över om det lönar sig att ge långa kredittider.
Eftersom långa betalningstider kan vara ett stort problem för dig som driver företag har organisationer och företag inom näringslivet efter ett initiativ från Näringsdepartementet kommit överens om en frivillig uppförandekod. Uppförandekoden innebär att huvudregeln är att små- och medelstora företag ska få betalt inom 30 dagar.
Den frivilliga uppförandekoden på betaltider.se
Ett uttryck som ofta används i betalningsvillkor är "netto". Detta innebär att betalning ska ske med den summa som står angiven på fakturan. Rabatter eller andra avdrag får inte göras.
Förfallodag
Om du i avtal med köparen har bestämt en viss betalningstid (kredittid), är förfallodagen den sista dagen i den perioden. Den första dagen är den dag som fakturan ställs ut och på fakturan kan du utläsa det som fakturadatum.
Om ni inte har avtalat om någon förfallodag ska köparen betala när du som säljare kräver det.
Vid fakturering till en annan näringsidkare får du inte ge längre kredittid än 30 dagar utan att ni har avtalat om detta. Det går dock bra att ge konsumenter en längre kredittid, även utan avtal. Antalet dagar räknas från fakturadatumet fram till förfallodagen.
Det kanske enklaste sättet att tydligt visa vilken förfallodag som gäller är att skriva ut den, till exempel "betalas senast 30/3" eller "oss tillhanda senast 5:e oktober".
Observera att du inte alltid har rätt att debitera dröjsmålsränta från det förfallodatum som du har angett.
Regler för dröjsmålsränta på sidan Betalningspåminnelse och dröjsmålsränta
Kontrollera kundens betalningsförmåga
Innan du säljer på kredit (faktura) till en ny kund bör du ta en kreditupplysning på kunden. Även på gamla kunder kan det vara lämpligt att med jämna mellanrum göra detta. Du kan köpa upplysningar om betalningsförmågan från din bank eller från kreditupplysningsföretag.
Om kreditupplysningen ger en varningssignal kan du
- begära kontant betalning
- skicka mot postförskott
- begära förskott före leverans.
I många fall beviljas inte kredit till nystartade företag utan betalning sker kontant eller mot postförskott. Det är först när du enligt leverantörens uppfattning anses kreditvärdig som du kan erhålla krediter. När du är ny som företagare bör du också vara försiktig med att ge kredit.